Ethical Committee

SUMMER BREAK: The committee will examine the proposals and revisions submitted by July 20th, 2022. Any proposal submitted later will be examined in September.

Contact: ethical.hit@unipd.it

MEMBERS (since 2018)
Anna Spagnolli (M-PSI/05) (President)
Barbara Arfè (M-PSI/04 da febbraio 2020)
Nicolò Navarin (INF/01 da febbraio 2020)
Simone Milani ( ING-INF/03 da set 2019)

Former members: Gianluca Gini (2014-2018), Mauro Conti (2014-gen 2020 INF/01), Michela Lenzi (M-PSI/05, 2018- gen 2020); Cinzia Pizzi (2014-2018), Gianluca Campana (2014-2018), Gian Antonio Susto (2018- July 2019), Daniele Ruggiu (nov 2018 - ott 2019 IUS/20)

APPLYING FOR ETHICAL APPROVAL

The Committee examines applications of projects that have not started yet. In case an evaluation is necessary for a project that has already started, please write an email to the Committee to check whether and on which terms the evaluation can be made.
Submission modality
To submit an approval request, please fill in the online form on this website (quick link here). The actual application is via online form only. Much time is usually taken in refining the informed consent; this is why we require using our consent template (updated on March 2022).
Timing
It will take us at least 3 weeks to send our opinion. Considering that you might be also asked for some refinement/clarification, we kindly advise you to apply early enough to meet any deadline you might have. Urgency has to be signaled by writing an email to the committee (along with submitting the project online) and motivated objectively and factually (deadlines, ...).
Scope
We provide an opinion on projects whose principal investigator is a doctoral student in the BMCS program, or that are officially sponsored by HIT. Occasionally, we also consider other projects especially if the principal investigator's institution does not have any ethical review board. In that case, please contact the Ethical Committee via email.

REGOLAMENTO. Remit

Art. 1. Oggetto del Regolamento. Remit of the Ethical Committee

Forma oggetto del presente Regolamento la composizione, l’organizzazione, il funzionamento e le procedure del Comitato Etico del Human Inspired Technology Research Center - HIT dell’Università degli Studi di Padova.

The present Rules of Procedure deal with the composition, the organization, the functioning and the procedures of the Ethical Committee of the Human Inspired Technology Research Centre - HIT of University of Padova

Art. 2. Composizione del Comitato. Composition of the Committee

Il Comitato Etico è un organismo indipendente, composto da cinque membri, ricercatori, professori associati e ordinari. I membri vengono nominati dal Consiglio Direttivo del Centro e scelti tra i membri dei Dipartimenti afferenti al Centro.

The Committee is an independent body composed by five members, researchers, associate or full professors. The members are nominated by the Directive Council of the Centre and are chosen among the members of the Departments affiliated with the Center.

Art. 3. Conflitto di Interessi. Conflict of interest

Alla presa in carica di una richiesta, ciascun membro dichiarano se esista un conflitto di interessi con la proposta in questione. Nel caso in cui uno o più membri del Comitato Etico si trovino in conflitto di interessi, tale/i membro/i si asterranno dalla discussione e decisione in merito al progetto. Nel caso in cui il comitato venga così privato delle competenze necessarie per esaminare la proposta, lo stesso Comitato senza i membri in conflitto di interesse provvede a nominare un consulente esterno per il progetto oppure il Consiglio direttivo del Centro può provvedere a nominare dei sostituti per la valutazione di quello specifico progetto.

When an application for the ethical review of a project is taken into consideration, each member has to declare if any conflict of interest exists with such project. In the presence of a conflict of interest, the people involved in such conflict have to abstain from discussions and decisions related to the project. In case the Committee is left void of the necessary competence to examine the project, the Committee without the members in conflict of interest will appoint an external consultant for the project or the Directive Council of the Centre can appoint substitutes to evaluate that specific project.

Art. 4. I membri del Comitato. Committee Members

I membri del Comitato Etico restano in carica tre anni, a decorrere dalla data dell’effettivo insediamento del Comitato Etico. In caso di dimissioni di un membro, il Presidente del Comitato darà comunicazione tempestiva al Direttore del Centro che, a sua volta, provvederà a indire una nuova nomina. I membri del Comitato non possono delegare altri in proprio luogo.

The members of the Ethical Committee stay in office three years, starting from the date of the actual appointment of the Committee. In case of resignation of a member, the President of the Committee will promptly inform the Centre Director who will appoint a new member. Members are not allowed to delegate others to act in their place.

Art. 5. La Sede del Comitato. Headquarters

Il Comitato Etico ha sede presso la sede stessa del Centro HIT.

The Ethical Committee headquarters are located in the same headquarters as the HiT Centre.

Art. 6. Gli Organi del Comitato Etico. Bodies of the Ethical Committee

Sono organi del Comitato Etico a) Il Presidente b) Il Segretario

The bodies of the Ethical Committee are: a) the President b) the Secretary.

Art. 7. Il Presidente. The President

E’ eletto dal Comitato Etico fra i suoi membri a maggioranza assoluta. Il Presidente predispone l’ordine del giorno delle adunanze. Il Presidente ha la rappresentanza esterna e generale del Comitato.

The President is elected by the Ethical Committee among its members with absolute majority. The President defines the agenda of the Committee meetings. The President represents the Committee externally and generally.

Art. 8. Il Segretario. The Secretary

E’ eletto dal Comitato Etico fra i suoi membri a maggioranza assoluta. Al Segretario sono demandati i compiti di: - redigere i verbali delle adunanze del Comitato; - custodire i verbali delle adunanze, i documenti del Comitato ed il presente Regolamento.

The Secretary is elected by the Ethical Committee among its members by an absolute majority. The Secretary's duties are: - to compile the minutes of the meetings, - to archive the minutes, the documents of the Committee and the present Rules of Procedure.

Art. 9. Le Funzioni del Comitato. Functions of the Committee

Il Comitato Etico, in piena indipendenza ed autonomia, in forma collegiale: a) su richiesta specifica dà pareri, raccomandazioni, suggerimenti, direttive riguardanti eventuali e possibili criticità etiche su progetti, con chiara affiliazione del Centro HIT, volti alla richiesta di finanziamenti nazionali o internazionali e presentati da uno o più membri strutturati afferenti al Centro o da dottorandi del corso Brain, Mind and Computer Science; b) tiene contatti con i Comitati Etici di Ateneo e delle altre Università e con eventuali Centri di Ricerca nazionali e internazionali per aggiornamenti e collaborazioni nell’ambito dell’etica collegata alla ricerca.

The Ethical Committee independently and in collegial form: a) upon request, provides opinions, recommendations, suggestions, guidelines on possible critical ethical issues of projects clearly affiliated with the HIT Centre, on applications for funding request (national or international) and presented by one or more members affiliated with the Centre o by PhD students enrolled in the Brain, Mind and Computer Science doctoral program; b) keeps relationship with other Ethical Committees of this and other universities, and with other Research Centers (national or international) for updates and collaborations on ethics in research.

Art. 10. Le Decisioni del Comitato. Decisions of the Committee

Il Comitato è regolarmente costituito e delibera in forma collegiale con la presenza della maggioranza dei suoi membri in carica. In caso di parità di voti la proposta viene decisa col voto prevalente del Presidente. Il voto non può essere dato per rappresentanza. Il Comitato Etico fornisce parere consultivo sui progetti presentati.

The Committee meets legitimately and can deliberate in collegial form if the majority of its members are present. If votes are tied, the President shall have the casting vote. The vote cannot be given with delegation. The Ethical Committee provides advisory opinions on the projects.

Art. 11. Svolgimento delle Adunanze. Meetings

Il Comitato Etico si riunisce almeno una volta l’anno, salvo convocazioni straordinarie indette dal Presidente. L’adunanza del Comitato è retta dal Presidente o, in sua assenza o impedimento, dal Segretario.

The Ethical Committee meets at least once a year, in addition to extra meetings summoned by the President. The meeting of the Committee is chaired by the President, or, given her/his absence, by the Secretary.

Art. 12. Istruttoria sui Pareri. Project Investigation

La richiesta di valutazione del progetto e tutta la documentazione necessaria deve essere inviata da parte del Responsabile del progetto, o di un suo delegato, tramite il modulo on-line disponibile sul sito inderogabilmente almeno quindici (15) giorni prima della scadenza del bando a cui il progetto deve essere presentato.

The request for an ethical review of a project and all the necessary documentation must be sent by the Principal Investigator, or his/her delegate, through the on-line form available on the website at least fifteen (15) days before the deadline of any call to which the projects replies.

Art. 13. Le Modifiche al Regolamento. Modifications of the Rules of Procedure
Ogni eventuale modifica al presente Regolamento dovrà essere approvata con la maggioranza dei componenti il Comitato e con successiva approvazione da parte del Consiglio Direttivo del Centro HIT.

Any modifications to the present Rules of Procedure must be approved by the majority of the members of the Committee and subsequently approved by the Directive Council of the HiT Centre.

Versione aggiornata dopo la seduta del 15 giugno 2018. Approvato nella presente versione dal Consiglio Direttivo dell'HIT nella seduta del 9 Novembre 2018.