Ethical Committee

The next meeting of the HIT Ethical Committee is on May 30th, 2025. Proposals submitted closer than 4 working days to the meeting date will not be included in the agenda.

Contact: ethical.hit@unipd.it

MEMBERS
Anna Spagnolli (M-PSI/05) (President)
Barbara Arfè (M-PSI/04)
Nicolò Navarin (INF/01) (Secretary)
Simone Milani ( ING-INF/03)
Claudio Sarra (IUS-20)

Former members: Gianluca Gini (2014-2018), Mauro Conti (2014-gen 2020 INF/01), Michela Lenzi (M-PSI/05, 2018- gen 2020); Cinzia Pizzi (2014-2018), Gianluca Campana (2014-2018), Gian Antonio Susto (2018- July 2019), Daniele Ruggiu (Nov 2018 - Oct 2019 IUS/20)

APPLYING FOR ETHICAL APPROVAL

Scope
The HIT Ethical Committee offers an ethical review based on the codes of conduct applicable to research with humans (American Psychological Association) and with technologies (Association for Computing Machinery) and based on the GDPR. The Committee provides an ethical opinion on projects involving human-technology interaction or the use of artificial intelligence and is presented by: - professors/researchers with clear affiliation to the HIT Center; - Ph.D. students enrolled in the Brain, Mind, and Computer Science doctoral program; - UNIPD professors/researchers who do not fall into the previous categories, subject to evaluation by the committee and the payment of a fee. No ex-post evaluations are carried out after the project's data collection has begun.
Submission modality
To request an ethical review, please provide the project details using the online form. The form fields are designed to help you find an ethical review in the first place and also to extract information. Once you submit the form, the informed consent form compatible with the information you have entered will be automatically generated (in English). It can be edited and then submitted again in a final step. To prepare the content to be entered in the form, you can download a pdf file with a list of the items (last updated on January 18 2025).
Timing
The committee meets once a month. Considering that projects might be asked for revisions or clarifications, we kindly advise you to apply early enough to meet any deadline you might have. Urgency has to be signaled by writing an email to the committee (along with submitting the project online).
Fee
The ethical review is provided to HIT members or BMCS doctoral students whose project falls within the scope of the committee. To non-members or, in case of urgency, a fee is asked to contribute to the expenses of the committee activities. The fee is currently set at 100€ to be transferred internally via the PI's administration.

REGOLAMENTO. Bylaw

Art. 1. Oggetto del Regolamento. Remit of the Ethical Committee

Forma oggetto del presente Regolamento la composizione, l’organizzazione, il funzionamento e le procedure del Comitato Etico del Human Inspired Technology Research Center - HIT dell’Università degli Studi di Padova.

The present Rules of Procedure deal with the composition, the organization, the functioning and the procedures of the Ethical Committee of the Human Inspired Technology Research Centre - HIT of University of Padova

Art. 2. Composizione del Comitato. Composition of the Committee

Il Comitato Etico è un organismo indipendente, composto da cinque membri, ricercatori, professori associati e ordinari. I membri vengono nominati dal Consiglio Direttivo del Centro e scelti tra i membri dei Dipartimenti afferenti al Centro.

The Committee is an independent body composed by five members, researchers, associate or full professors. The members are nominated by the Directive Council of the Centre and are chosen among the members of the Departments affiliated with the Center.

Art. 3. Conflitto di Interessi. Conflict of interest

Alla presa in carica di una richiesta, ciascun membro dichiarano se esista un conflitto di interessi con la proposta in questione. Nel caso in cui uno o più membri del Comitato Etico si trovino in conflitto di interessi, tale/i membro/i si asterranno dalla discussione e decisione in merito al progetto. Nel caso in cui il comitato venga così privato delle competenze necessarie per esaminare la proposta, lo stesso Comitato senza i membri in conflitto di interesse provvede a nominare un consulente esterno per il progetto oppure il Consiglio direttivo del Centro può provvedere a nominare dei sostituti per la valutazione di quello specifico progetto.

When an application for the ethical review of a project is taken into consideration, each member has to declare if any conflict of interest exists with such a project. In the presence of a conflict of interest, the people involved in such conflict have to abstain from discussions and decisions related to the project. In case the Committee is left void of the necessary competence to examine the project, the Committee without the members in conflict of interest will appoint an external consultant for the project, or the Directive Council of the Centre can appoint substitutes to evaluate that specific project.

Art. 4. I membri del Comitato. Committee Members

I membri del Comitato Etico restano in carica tre anni, a decorrere dalla data dell’effettivo insediamento del Comitato Etico. In caso di dimissioni di un membro, il Presidente del Comitato darà comunicazione tempestiva al Direttore del Centro che, a sua volta, provvederà a indire una nuova nomina. I membri del Comitato non possono delegare altri in proprio luogo.

The members of the Ethical Committee stay in office three years, starting from the date of the actual appointment of the Committee. In case of resignation of a member, the President of the Committee will promptly inform the Centre Director who will appoint a new member. Members are not allowed to delegate others to act in their place.

Art. 5. La Sede del Comitato. Headquarters

Il Comitato Etico ha sede presso la sede stessa del Centro HIT.

The Ethical Committee headquarters are located in the same headquarters as the HiT Centre.

Art. 6. Gli Organi del Comitato Etico. Bodies of the Ethical Committee

Sono organi del Comitato Etico a) Il Presidente b) Il Segretario

The bodies of the Ethical Committee are: a) the President and b) the Secretary.

Art. 7. Il Presidente. The President

E’ eletto dal Comitato Etico fra i suoi membri a maggioranza assoluta. Il Presidente predispone l’ordine del giorno delle adunanze. Il Presidente ha la rappresentanza esterna e generale del Comitato.

The President is elected by the Ethical Committee among its members with absolute majority. The President defines the agenda of the Committee meetings. The President represents the Committee externally and generally.

Art. 8. Il Segretario. The Secretary

E’ eletto dal Comitato Etico fra i suoi membri a maggioranza assoluta. Al Segretario sono demandati i compiti di: - redigere i verbali delle adunanze del Comitato; - custodire i verbali delle adunanze, i documenti del Comitato ed il presente Regolamento.

The Secretary is elected by the Ethical Committee among its members by an absolute majority. The Secretary's duties are: - to compile the minutes of the meetings, - to archive the minutes, the documents of the Committee and the present Rules of Procedure.

Art. 9. Le Funzioni del Comitato. Functions of the Committee

Il Comitato Etico, in piena indipendenza ed autonomia, in forma collegiale: a) su richiesta specifica dà pareri, raccomandazioni, suggerimenti riguardanti eventuali e possibili criticità etiche su progetti che coinvolgono l'interazione persona-tecnologia o l'uso di tecnologie di intelligenza artificiale, e presentati da: - docenti/ricercatori con chiara affiliazione del Centro HIT; - dottorandi/e del corso Brain, Mind and Computer Science; - docenti/ricercatori UNIPD che non rientrano nelle categorie precedenti, con riserva di valutazione da parte del comitato. b) tiene contatti con i Comitati Etici di Ateneo e delle altre Università e con eventuali Centri di Ricerca nazionali e internazionali per aggiornamenti e collaborazioni nell’ambito dell’etica collegata alla ricerca.

The Ethical Committee independently and in collegial form: a) upon request, provides opinions, recommendations, suggestions on possible critical ethical issues of projects involving human-technology interaction or the use of artificial intelligence and presented by: - professors/researchers with clear affiliation to the HIT Center; - Ph.D. students enrolled in the Brain, Mind and Computer Science doctoral program; - UNIPD professors/researchers who do not fall into the previous categories, subject to evaluation by the committee; b) keeps relationships with other Ethical Committees of this and other universities, and with other Research Centers (national or international) for updates and collaborations on ethics in research.

Art. 10. Le Decisioni del Comitato. Decisions of the Committee

Il Comitato è regolarmente costituito e delibera in forma collegiale con la presenza della maggioranza dei suoi membri in carica. In caso di parità di voti la proposta viene decisa col voto prevalente del Presidente. Il voto non può essere dato per rappresentanza. Il Comitato Etico fornisce parere consultivo sui progetti presentati.

The Committee meets legitimately and can deliberate in collegial form if the majority of its members are present. If votes are tied, the President shall have the casting vote. The vote cannot be given with delegation. The Ethical Committee provides advisory opinions on the projects.

Art. 11. Svolgimento delle Adunanze. Meetings

Il Comitato Etico si riunisce almeno una volta l’anno, salvo convocazioni straordinarie indette dal Presidente. L’adunanza del Comitato è retta dal Presidente o, in sua assenza o impedimento, dal Segretario.

The Ethical Committee meets at least once a year, in addition to extra meetings summoned by the President. The meeting of the Committee is chaired by the President, or, given her/his absence, by the Secretary.

Art. 12. Istruttoria sui Pareri. Project Investigation

La richiesta di valutazione del progetto e tutta la documentazione necessaria deve essere inviata da parte del Responsabile del progetto, o di un suo delegato, tramite il modulo on-line disponibile sul sito. Se il progetto fa riferimento ad un bando con una scadenza temporale precisa, la documentazione deve essere presentata almeno otto settimane prima di tale scadenza. Verrà richiesta a titolo di contributo per le spese di gestione una quota specificata sul sito web dell’HIT qualora: - il PI del progetto non è membro dell’HIT o dottorando BMCS; - il progetto ha carattere di urgenza. Si precisa che non vengono effettuate valutazioni a posteriori di progetti con raccolta dati iniziata.

The request for an ethical review of a project and all the necessary documentation must be sent by the Principal Investigator or his/her delegate through the online form available on the website. If the project refers to a tender with a specific deadline, the documentation must be submitted at least eight weeks before such deadline. A fee specified on the HIT website will be requested as a contribution to management costs if: - the project PI is not a HIT member or a BMCS Ph.D. student; - the project is urgent. It should be noted that no ex-post evaluations of projects are carried out after their data collection has begun.

Art. 13. Le Modifiche al Regolamento. Modifications of the Rules of Procedure
Ogni eventuale modifica al presente Regolamento dovrà essere approvata con la maggioranza dei componenti il Comitato e con successiva approvazione da parte del Consiglio Direttivo del Centro HIT.

Any modifications to the present Rules of Procedure must be approved by the majority of the members of the Committee and subsequently approved by the Directive Council of the HiT Centre.

Approvato nella presente versione dal Consiglio Direttivo dell'HIT nella seduta del 15 Settembre 2023.